سكرتير تنفيذي

• متابعة المستندات الصادرة و الوارد ة للمدير ، وفرزها بشكل مرتّب ومتناسق، و توزيعها الى الجهات المعنية أو تسجيلها في نظام الشركة.
• عرض البريد اليومي على المدير ، وتصوير الأوراق المهمة التي تحتاج لأكثر من نسخة لحفظها بشكل مرتّب وفي الملفات الخاصّة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة.
• استقبال المكالمات الهاتفيّة ومعرفة المتصلين لتحويلهم إلى الجهات المعنيّة في المؤسسّة، إلى جانب تدوين الملاحظات اللازمة وأرقام الهواتف من المتّصل للرجوع إليه عند الحاجة، و كتابة كل الملاحظات بدقّة متناهية لإبلاغها للمدير.
• إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير .
• إعداد وكتابة الخطابات والتقارير والكتب الرسميّة وطباعتها بمنتهى الدقّة، و تصميم الجداول الخاصّة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً.
• كتابة المذكّرات الإدارية الخاصّة بالموظفين والموجّهة من المدير إلى الأقسام الأخرى.
• تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع تجهيز غرفة وطاولة الاجتماعات وترتيبها بشكل جيّد وحضور الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع و استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة، ليوزّع فيما بعد على المشاركين في الاجتماع للتوقيع عليه.
• ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، و تجهيز المعلومات المطلوبة بشكل دقيق، وترتيب الأوراق التي يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء موعده.
• استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار و استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها الشركة.
• ترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في المؤسسة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وتجهيز الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر، و التنسيق مع الجهة المستضيفة للمدير عن موعد وصوله ومكان إقامته، و متابعة جميع الأمور الازمة لحين وصول المدير إلى البلد المُستضيف.
• تنظيم وترتيب جميع الملفّات الإدارية، وتجهيز المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية وحفظها بشكل مرتّب، بالإضافة إلى إتلاف الملفات القديمة والكتب الإدارية ومذكّرات الذي مرّ عليها وقت طويل.
• متابعة وتنسيق جميع الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة، وحفظ جميع المُتعلّقات التي تم استخدامها في الموضوع بشكل منسّق ومرتّب بملفات خاصّة.
• الترتيب المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة.
• تصميم التقارير وإنشاء الجداول الإداريّة وذلك من خلال الاستعانة بتطبيقات الحاسوب.