وظيفة مساعد تنفيذي في هيئة تطوير بوابة الدرعية بالرياض

تعلن هيئة تطوير بوابة الدرعية توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– مساعد تنفيذي (Executive Assistant).

الهدف من الوظيفة:

– مسؤول عن تنفيذ مجموعة من أنشطة السكرتارية بما في ذلك التعامل مع المراسلات وإدارة العلاقات وتنظيم الاجتماعات والأحداث وتطوير التقارير.

المسؤوليات الرئيسية:

1- القيام بالأنشطة اليومية الضرورية مع الحد الأدنى من الإشراف لضمان استمرارية العمل.
2- تقديم الدعم في إجراء خدمات السكرتارية والحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالمكتب.
3- استقبال المراسلات والبريد والمعاملات الواردة والصادرة لتنظيمها وتسجيلها في النظام.

4- المساعدة في إعداد التقارير والمذكرات والخطابات والخطابات بناءً على طلب الرئيس.
5- استلام وإرسال جميع مستندات المكتب الرئيسي وكذلك تصنيفها وفهرستها وفقًا لسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.
6- تلقي وإجراء مكالمات هاتفية للمكتب الرئيسي وفهرسة أرقام الهواتف والعناوين لإعداد يوميات الرئيس وجدول المواعيد.
7- المساعدة في تنظيم الاجتماعات وفقًا لبرامج ومواعيد والتزامات الرئيس لضمان حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوبين.
8- الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها والتأكد من إرضاء الزوار وحضور أي طلبات لاحقة.

9- توفير الخدمات بما في ذلك توافر الغرف ، وإعداد الغرف ، والقرطاسية المطلوبة ووسائل الراحة الخاصة بالاجتماعات.
10- حضور الاجتماعات للمساعدة في توثيق محاضر الاجتماعات والخطوات التالية وإبلاغ القرار التنفيذي لأصحاب المصلحة المعنيين.
11- إعداد الترتيبات اللوجستية قبل وأثناء الحدث للرئيس بما في ذلك السفر والإقامة بالفنادق والنقل وما إلى ذلك.
12- القيام بتنفيذ العمليات اليومية لضمان استمرارية العمل وتلبية متطلبات العملاء الداخليين.
13- القيام بأنشطة معقدة إلى حد ما وتجميع المعلومات المطلوبة لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية.
14- الامتثال للسياسات والإجراءات المعمول بها لضمان تنفيذ المهام المعينة باستمرار ووفقًا للأطر الإجرائية المحددة مسبقًا.
15- تنفيذ المسؤوليات في أي مشاريع خاصة أو مبادرات تحسين الجودة المعينة من قبل كبار التقارير.
16- التنسيق داخليًا بين أصحاب المصلحة في هيئة تطوير بوابة الدرعية وخارجيًا مع البائعين والعملاء لفهم متطلباتهم.
17- التنسيق مع الوكالات ذات الصلة وتحليل استطلاعات السوق المقدمة من أطراف ثالثة وتفسير البيانات للمشاركة في تحسين أداء أعمال هيئة تطوير بوابة الدرعية.
18- تطوير وتحديث أدوات التقارير والقوالب لتحسين جودة التقارير القياسية.
19- أداء المهام الإدارية مثل الإبلاغ والتوثيق والرصد وأنشطة الامتثال بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
20- تحليل التقارير القياسية لتحديد الفروق وتصعيد المشكلات إن وجدت.

نبذة عن الهئية:

– تأسست هيئة تطوير بوابة الدرعيّة (DGDA) في 26 شوال 1438هـ الموافق 20 يوليو 2017م بهدف تطوير الدرعيّة بصفتها موقعاً تاريخياً مهماً في المملكة العربية السعودية، وكونها عاصمة الدولة السعودية الأولى التي تعد المملكة اليوم امتداداً لها.

طريقة التقديم في وظائف هيئة تطوير بوابة الدرعية:

https://www.wzufa.com/job/diriyah-gate-executive-assistant-2021/