وظيفة سكرتير تنفيذي في الهيئة العامة للأوقاف بالرياض

تعلن الهيئة العامة للأوقاف وظائف إدارية شاغرة لحملة البكالوريوس بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي، وذلك للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

الشروط:

– درجة البكالوريوس في تخصص إدارة الأعمال ، إدارة عامة أو ما يعادلها.

– خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذات صلة.

مهام الوظيفة:

1- تنفيذ الخطط والتعليمات وتنظيم الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب مدير الإدارة.

2- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهرية الخاص بمدير الإدارة.

3- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال مدير الإدارة.

4- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بمدير الإدارة.

5- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بمدير الإدارة.

6- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب مدير الإدارة بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.

7- استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد بأسم مدير الإدارة وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات.

8- كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون مدير الإدارة طرفاً فيها.

9- التحضير للاجتماعات الخاصة بمدير الإدارة أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.

10- مساعدة مدير الإدارة في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي.

11- استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب مدير الإدارة وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين.

12- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على مدير الإدارة ومتابعة القرارات الصادرة بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.

13- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية للإدارة.

14- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها مدير الإدارة وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة.

15- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب لرفعه لمدير الإدارة.

16- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير الإدارة.

طريقة التقديم في وظائف الهيئة العامة للأوقاف:

من هنا

http://careers.awqaf.gov.sa/job-detail.php?jid=1063218