سكرتير تنفيذي وقانوني

الوصف الوظيفي
1- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

2- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى

3- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

4- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

5- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى6- - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

7- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

8- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

9- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

10- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

11- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

12- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

13- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

14- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

15- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

16- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

17- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

18- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

19- الاشراف علي حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

20- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

21- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

22- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

23- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

المهارات
1- حفظ واستدعاء المستندات والوثائق

2- تنظيم الاجتماعات واعداد الاجندة وكتابة المحاضر

3- التعامل مع اجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة باحتراف

4- التعامل مع برنامج مايكروسوف اوفيس باحتراف (Outlook, Word, Excel and PowerPoint(

5- التعامل مع اجهزة الطباعة وتصوير المستندات باحتراف

6- مهارات ادارية متوسطة لادارة من هم تحت نطاق اشرافه وتوزيع المهام عليهم

7- مهارات التواصل الفعالة وتوصيل المعلومات للمختصين

8- المقدرة على انجاز واداء اكثر من عمل في توقيت واحد

9- اعداد الصياغات التعبيرية المناسبة باللغتين العربية والانكليزية

تفاصيل الوظيفة
منطقة الوظيفة رابغ, المملكة العربية السعودية
قطاع الشركة الإنتاج الصناعي
طبيعة عمل الشركة صاحب عمل (القطاع الخاص)
الدور الوظيفي سكرتارية
نوع التوظيف دوام كامل
الراتب الشهري غير محدد
عدد الوظائف الشاغرة غير محدد
المرشح المفضل
المستوى المهني إدارة عليا
عدد سنوات الخبرة الحد الأدنى: 5
منطقة الإقامة المملكة العربية السعودية
الجنس ذكر
الشهادة بكالوريوس/ دبلوم عالي

https://www.bayt.com/ar/saudi-arabia/jobs/سكرتير-تنفيذي-وقانوني-4363855/