مساعد اداري - عن بعد

المتابعة مع موظفينا جمع البيانات من الموظفين الذين يستوفون معايير احتياجات العمل تنظيم وجدولة المواعيد تخطيط الاجتماعات وتسجيل محاضر تفصيلية المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة ملف وتحديث معلومات الاتصال الخاصة بالموظفين العملاء الموردين والشركاء الخارجيين.

مسؤوليات و واجبات
• إدارة عمليات الهاتف (المكالمات الواردة والصادرة) ، وإرسال واستقبال اتصالات الفاكس ، ومسح المستندات ضوئيًا.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لأداء واجبات إدارة المكتب مثل ترتيب المواعيد والاجتماعات والطلبات العامة والتقارير.
• إدارة عمليات ومتطلبات المكتب العام ، مثل تخطيط المكتب والصيانة واللوازم المكتبية والمخزون والمعدات والفواتير والمهام المتنوعة.
• إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية ، والتي تشمل جمع تقارير الإدارات الأخرى.
• إدارة المصروفات والنثرات المكتبية.
• دعم الأنشطة الداخلية والخارجية ، مثل أحداث الشركة والمعارض والاحتفالات والمؤتمرات.
• إدارة المستندات وأنظمة الإيداع.
• إعداد وإصدار المراسلات والرسائل والمستندات الرسمية الأخرى.
• إدارة التأمين الطبي والموافقات ومطالبات السداد
• إدارة طباعة بطاقات العمل والورق ذي الرأسية وما إلى ذلك.
• إدارة وتنسيق الصفقات لجميع متطلبات السفر مثل الفنادق وتذاكر الطيران وتأجير السيارات والعطلات الترفيهية عن طريق التفاوض على الأسعار وتوقيع اتفاقيات الشركات.
• ثبت تجربة كمساعد إداري أو مساعد مسؤول مكتب.
• المعرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب.
• الكفاءة في مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية